Smart Working: come lavorare da casa

Ecco alcune osservazioni ovvie:

• a casa il più delle volte non abbiamo un ufficio personale o una postazione dedicata come accade al lavoro, il che ci obbliga ad adattarci in qualche stanza
• le tecnologie di cui disponiamo al lavoro sono diverse da quelle di cui disponiamo a casa: non sempre in ufficio siamo più avanti, dal punto di vista tecnologico, rispetto alle nostre apparecchiature personali, ma di certo abbiamo dei software o degli accessori di cui a casa non disponiamo (licenze, stampanti, fotocopiatrici, etc)
• la connessione in ufficio è spesso migliore di quella di casa, specialmente per chi abita in zone fuori dalle città
• in ufficio abbiamo i colleghi, con cui confrontarci al volo su una questione, con cui facciamo riunioni, con cui prendiamo un caffè parlando del più e del meno
• i dati a cui possiamo accedere dall’ufficio sono tutelati da misure di sicurezza che non rendono poi così semplice la loro consultazione da fuori

Altre differenze, meno ovvie:

• la casa è per tutti noi uno spazio privato, in cui fare entrare il lavoro in pianta stabile (non si tratta qui di rispondere ad una mail urgente la sera o il sabato), non è così semplice e comporta dei rischi per la vita personale
• i tempi in ufficio sono dettati da altri (c’è un orario di ingresso e uno di uscita), a casa siamo noi a doverli organizzare: non è semplice farlo, specialmente all’inizio, e rimanere produttivi al massimo delle potenzialità
• in casa con noi abitano altre persone: coinquilini, familiari, bambini, anche gli animali domestici. E la casa è di tutti, non solo nostra, il che ci porta a dover lavorare in un ambiente spesso più condiviso di quello lavorativo.
• lavorando in casa ci rendiamo conto mentalmente di tutta una serie di task casalinghi (la spesa da fare, la lavatrice da stendere, etc) a cui non penseremmo nell’ambiente dell’ufficio e che concorrono per avere la nostra attenzione. Dobbiamo essere in grado di bilanciare tutto per il meglio.

Riflettendo un attimo scopriamo che le variabili sono molte di più di quelle visibili al primo impatto. Come si possono gestire queste variabili per lavorare meglio?
Vediamolo insieme nei prossimi paragrafi.

Bisogna fare una premessa: proponiamo spunti che si applicano a lavori in cui la richiesta in termini di strumentazione necessaria per svolgerli non è così alta. A tutti è ovvio che un falegname avrà bisogno del suo laboratorio, come un corniciaio del suo grande tavolo di taglio.

Ragioniamo insieme su lavori che, per loro natura, possono essere indipendenti dal luogo in cui si svolgono.

In questa pagina prendiamo spunto dalla nostra esperienza di agenzia digital full remote da oltre 4 anni, e perciò inseriamo non soltanto principi generali sulle buone pratiche per il lavoro a distanza, ma anche informazioni e consigli che derivano dalla vita reale, sperimentata sul campo.

1. Investi in tecnologia che funzioni: subito, bene, e senza problemi

Una tecnologia al passo con i tempi e in grado di resistere nel prossimo futuro ti tornerà molto utile, per questo il primo e necessario passaggio è non risparmiare, per quanto possibile, sulla dotazione tecnologica di cui si ha bisogno per lavorare.
Ogni euro risparmiato senza motivi validi si tradurrà in molti più euro sprecati in termini di tempo, efficienza, risultati raggiunti.

Un portatile o un tablet vecchio, lento, con software che rimangono indietro sugli aggiornamenti e nelle funzionalità; uno smartphone che rende difficile operazioni banali come la lettura della posta, o l’invio di un video a qualcuno; una connessione che non permette di gestire in modo fluido grossi allegati, video conferenze in streaming. Tutte queste cose sono per certi versi gestibili: in fondo occorre un po’ di pazienza in più, un po’ di flessibilità qui, un po’ di tempo aggiuntivo là.
Ma questa gestione comporta una perdita economica certa sul medio-lungo periodo: se per scaricare 100 foto inviate dal tuo cliente per la tua valutazione di quali usare ci metti interi minuti, il problema è reale. Nell’unità di tempo riuscirai a produrre meno di altri, con una qualità inferiore, e tutto perché la tua dotazione tecnologica non è al passo con i tempi e – soprattutto – con le richieste di questi tempi.

Idealmente, la tecnologia che usi deve essere trasparente, quasi non devi accorgerti di quale strumento stai utilizzando per svolgere un determinato task: solo in questo modo il tuo lavoro non sarà rallentato ma, anzi, potrà esprimersi al meglio. La classica situazione in cui “chi più spende, meno spende”.

Foto di Christopher Gower su Unsplash

2. Comunica, comunica, e ancora comunica

Lavorare in remoto, come abbiamo detto prima, esclude tutta la componente di socialità dell’ufficio o dell’open space: non ci sono interazioni di persona con altri, non ci si può aggiornare velocemente sullo stato di un progetto nel corridoio, incontrandosi sulla strada per l’altro ufficio o per la macchinetta del caffè.

Allo stesso modo, non ci sono riunioni in presenza nelle quali spesso si parte con un’agenda e poi – esaurita quella – ci si dicono altre cose a corredo. A distanza tutto questo viene meno.

Ecco il motivo per cui è necessaria una sovrabbondanza comunicativa.

Non importa qual è lo strumento utilizzato in azienda per comunicare sui progetti e per organizzare il lavoro: è importante però che sia usato sempre, da tutti, e in modo quasi ossessivo.

Tutto va comunicato, tutto va segnalato: in questo modo si riuscirà ad essere sempre in pari con le comunicazioni in modo distribuito su tutto il team, senza che nulla si perda per strada. È una cosa che richiede tempo, ma è un tempo che avremmo anche lavorando in presenza: semplicemente in questo caso si nota di più.

Foto di Volodymyr Hryshchenko su Unsplash

La scelta dello strumento giusto può richiedere tempo e non è scolpita nella pietra. Anni fa in MADE IN CIMA usavamo Basecamp come strumento di lavoro, oggi utilizziamo Asana.
Dopo aver provato diversi strumenti ed escluso a priori la sola mail (quante volte cerchi una mail nella posta per concludere che si è persa, non la trovi più, me la rimandi per favore?), abbiamo finalmente trovato ciò che fa per noi.

Come detto però, si tratta di scelte assolutamente personali: non importa lo strumento, importa il modo e l’attitudine con cui viene usato.

3. “Vai a lavorare” in tutto e per tutto

Una delle tentazioni più forti del lavoro agile, che spesso viene svolto da casa, è quella di sfumare la linea di separazione tra tempo privato e tempo di lavoro.

Questo si traduce, specialmente all’inizio, in una scarsa attenzione per modi, luoghi, forme: che invece sono fondamentali per mantenere il diritto al privato e la dignità del lavoro.

Il consiglio è di dedicare al lavoro luoghi specifici della casa (se lavori da casa) o fuori casa: ci sono persone che si trovano bene a lavorare dai caffè, all’aperto, oppure nel silenzio di una biblioteca, oppure ancora in un coworking.

Non è importante qual è il luogo, se una stanza di casa o meno, ciò che importa è che lo identifichiamo come il posto in cui si lavora, e basta.

Si lavora in quel luogo perché lì rendiamo al meglio, perché ci rende sereni e felici farlo in quel posto, perché la luce che ha ci fa piacere. Ma in quel luogo si lavora, punto. Difficile quindi che sia il letto, o il divano. Ma non è detto, dipende ????

Altro consiglio è vestirsi per “andare” a lavorare, anche se questo vuol dire entrare nella stanza accanto.
Non stare in pigiama, in tuta, in camicia da notte: è importante dedicare del tempo al passaggio non solo mentale ma anche formale che ti fa entrare nella modalità lavorativa.
Nessuno pretende il tailleur o la giacca e la cravatta se sei in casa tua, ma è importante avere vestiti socialmente accettabili nel tuo ruolo lavorativo: sembra una piccolezza ma fa tutta la differenza del mondo.

Foto di Daria Nepriakhina ???????? su Unsplash

4. Stabilisci una tua routine e seguila

La bellezza del lavoro agile è che può essere modellato sul tuo stile di vita: pur nel rispetto degli obiettivi che ti sono assegnati o che ti dai come imprenditore, pur nel rispetto delle ore di lavoro che ogni giorno devi svolgere, puoi scegliere quando fare le diverse attività.

Non hai la necessità di lavorare dalle 9 alle 17 tutti i giorni: per te può essere dalle 5 alle 13, oppure dalle 6 alle 12 e poi dalle 17 alle 19. La scansione delle ore lavorative la decidete tu, puoi osare.

Il consiglio è di capire come “funzioni” al meglio: sei una persona che rende meglio la mattina rispetto al pomeriggio? Alzarti presto non ti costa fatica, mentre invece lavorare immediatamente dopo pranzo è una tortura? Preferisci non dover lavorare quando i bambini tornano da scuola (di questo parleremo dopo)?

Cerca di capire qual è la routine migliore per te e applicala, scrupolosamente: scoprirai che è molto più semplice e produttivo che non cercare di replicare lo schema dell’orario di ufficio a cui tutti siamo più o meno abituati.

Foto di Denise Jans su Unsplash

Costruire una propria routine efficiente, seguirla, e vedere i risultati che arrivano grazie a questa variazione personale del tuo momento di lavoro è una soddisfazione che solo il lavoro agile dà: una soddisfazione che si traduce in risultati migliori, costanti nel tempo, di valore.

5. Blocca dei periodi di tempo per le attività più impegnative

Nel costruire la tua routine, identifica quali sono le cose che devi portare a termine, suddividendole in due grandi categorie: ciò che richiede un lavoro di concentrazione, ideazione, creatività, e ciò che invece può essere fatto spendendo meno energie mentali.

Tipicamente le attività di progettazione, quelle commerciali, quelle di analisi ricadono nel primo calderone, mentre le attività amministrative, le riunioni, le call, le procedure ripetitive ricadono nel secondo.

Foto di Kevin Ku su Unsplash

Cerca di raggruppare le attività  della tua giornata, settimana, del tuo tempo di lavoro in generale, in modo omogeneo: riserva un tempo congruo per le attività creative e non fare in quel tempo altro che creare.

Se occupi 4 ore del lunedì mattina alla progettazione di qualcosa, non interrompertei per rispondere al telefono, per rispondere alle mail, per fare una call con un cliente o un collega.

Progettare, analizzare qualcosa, richiede la tua attenzione dedicata: al resto penserai dopo, magari nel pomeriggio, quando l’energia di ciascuno di noi scende un po’ rispetto alla mattina.

Allo stesso modo, potresti decidere che il venerdì per te è il giorno delle telefonate, delle fatture, dell’organizzazione della settimana successiva.

Tutte le strade sono valide e personali nei modi: l’importante è dedicare del tempo ininterrotto (quello che Cal Newport chiama deep work) alle attività che in prospettiva ti portano più avanti verso il raggiungimento dei tuoi obiettivi personali e di business, che sono le più importanti, e accorpare attività simili in modo da sveltirne il disbrigo.

6. Riconosci l’importanza delle pause

Ultimo accenno ai tempi: le pause sono fondamentali.
Se lavori in ufficio, al di là della pausa pranzo e delle micro-pause che ognuno di noi è tenuto a concedersi per ricaricare le batterie, hai comunque la certezza che arriverà un momento della giornata in cui chiuderai la porta dell’ufficio e tornerai a casa. Questa macro-pausa fino al giorno dopo ti darà modo di chiudere mentalmente la pagina del libro e riprenderla la mattina dopo, per dedicarti poi al resto della tua vita.

Lavorando da casa non è così: il set, anche una volta smesso di lavorare, non cambia, sei sempre a casa.

Questo è un rischio molto grosso: il rischio di non smettere mai di lavorare, di strappare tempo alle attività personali, alla famiglia, agli affetti, per fare “ancora quest’ultima cosa” lavorativa.

Puoi reggere ben poco se non metti un segno molto netto tra la fine del lavoro e l’inizio della vita privata.

Questo significa ad esempio avere dei momenti nella giornata in cui non lavori, anche stando a casa: una porta da chiudere e non riaprire fino a un dato momento può bastare per i più disciplinati, ma per tutti gli altri il consiglio è quello di cambiare set.
Esci di casa, vai a fare la spesa, vai a fare una passeggiata con il cane, vai in palestra, respira – in poche parole – un’altra aria.

Foto di Kevin Ku su Unsplash

Puoi cogliere l’occasione per distrarti passeggiando con il tuo podcast preferito nelle orecchie, oppure ascoltando un audiolibro, oppure ancora immergendoti nei suoni della natura, se ne hai la possibilità.

Al ritorno il tuo lavoro sarà migliore e non subirà le conseguenze di una stanchezza mentale eccessiva.

In nessun caso, mai, mangia davanti al computer: in ufficio non lo faresti mai, perché dovresti peggiorare addirittura le cose facendolo a casa tua?

7. Scegli: musica sì, musica no

Molti sono facilitati nella concentrazione lavorando con un po’ di musica in sottofondo: capita un po’ in tutti gli uffici che ci sia il collega che mette una playlist a beneficio degli altri occupanti della stanza, come un tappeto sonoro che aiuta a mantenere la concentrazione sulle rispettive attività.

Allo stesso modo capita di vedere nei caffè o nei coworking gente che si isola dall’ambiente circostante grazie alle cuffie.

Foto di IB Wira Dyatmika su Unsplash

Non per tutti è così però: alcune persone preferiscono il silenzio assoluto oppure i semplici rumori ambientali. La buona notizia è che lavorando nel proprio ambiente, e scegliendo l’ambiente in cui lavorare, che sia casa o altrove, ognuno di noi può scegliere come accompagnare le proprie giornate.

Il consiglio è quello di accordare la musica all’attività che stai facendo, scegliendo ritmi e melodie che si accordino al tipo di lavoro: analitico, di pensiero, ripetitivo, etc. Puoi anche utilizzare la musica, o le registrazioni di sottofondi naturali come potenziatori della tua attività. Qualche esempio? Ci sono siti e app come Noisli, che ti permette di scegliere il rumore di sottofondo più piacevole tra il treno che passa, la pioggia, il rumore del mare o del fuoco che arde, etc. Oppure servizi come Brain.fm, le cui playlist sono create in modo scientifico per stimolare le onde cerebrali in grado di migliorare le nostre performance.

8. Rispetta (e fai rispettare) il detto “patti chiari, amicizia lunga”

Una delle difficoltà principali del lavorare da casa sta nel fatto che la casa ha molteplici usi, come spazio abitato, e non uno solo come l’ufficio: a casa si sta per mille attività, di cui il lavoro è una. In ufficio si va per lavorare e basta.
Questo comporta la necessità – se vivi con qualcuno – di negoziare l’uso e i tempi dello spazio comune.
È importante che chi vive con te sappia quando è il momento in cui ti si può disturbare (magari perché le attività che stai facendo non sono così complesse o importanti), e quando no.
Questo vale specialmente nel caso in cui la tua famiglia sia a casa per molte ore durante la giornata, magari i bambini sono a casa da scuola: è importante concordare dei tempi in cui la tua attenzione è solo per il lavoro che devi svolgere, e che questo venga “socialmente” accettato da tutti i componenti della famiglia.

Foto di IB Wira Dyatmika su Unsplash
Il consiglio è quello di dichiarare esplicitamente, e in anticipo, quali sono i momenti in cui hai bisogno di tempo soltanto per te: non puoi dare per scontato che gli altri componenti della famiglia sappiano il tenore e l’importanza delle tue attività di giornata, devi esplicitarlo tu. In questo modo ti risparmierai un bel po’ di frustrazione (essere interrotti di continuo quando si ha bisogno di concentrazione è terribile), e manterrai più semplici e distesi i rapporti in casa.

9. Sposa il “do not disturb”

La modalità non disturbare non è solo quella del telefono o quella dichiarata dal cartellino che si appende fuori dalla stanza di hotel. È un mindset che tutti noi, se vogliamo lavorare in modo proficuo anche da casa, dobbiamo imparare a conoscere, apprezzare e, soprattutto adottare. Che cosa intendiamo?

Foto di Kristina Flour su Unsplash

Si tratta di un’attitudine, mentale prima di tutto, a definire dei momenti nei quali il tuo focus è esclusivamente su quel che devi fare: non ci sono distrazioni di nessun tipo. Questo vuol dire non rispondere al telefono, non considerare le notifiche, isolarsi completamente dal contesto e fare quel che devi.

Ti aiuta sicuramente il do not disturb del telefono, che rimane una delle principali fonti di distrazione, e ti aiuta anche fissare questi momenti nel calendario di tutti gli occupanti di casa, come detto al punto precedente. Ma, soprattutto, ti aiuta porti mentalmente in questa condizione.
All’inizio puoi cominciare con mezzora di focus, per poi salire gradualmente a tempi sempre più alti.
Vedrai che in breve, con l’allenamento, arriverai anche a 3/4 ore in cui sei completamente “nel flow” del lavoro, con una produttività superiore a quella dell’ufficio, dove le distrazioni in realtà abbondano.

10. Devi avere pazienza, tanta pazienza

E poi, in ultimo, metteti in conto molta pazienza.

Ne serve davvero tanta per superare alcuni degli scogli di cui abbiamo parlato in questa pagina (la connessione che si inceppa, il pc che va riavviato, i bambini che ti disturbano al momento peggiore, il cane che vuole uscire, il cliente che non risponde proprio nel momento bloccante per te, etc), che in genere si presentano raramente da soli, e tendono ad accoppiarsi per complicare le cose.

Attenzione ad avere anche un uso selettivo della pazienza: devi averla in primo luogo verso di te. Non vi seccare se ti rendi conto di avere avuto una giornata poco produttiva, piuttosto analizza molto onestamente quali sono per te i motivi.
Hai dormito bene? Hai mangiato bene, senza appesantirti? Hai bilanciato bene la natura dei task che avevi sul piatto per la giornata o ha prevalso la noia di una giornata piena di burocrazia, senza spazio per altro? Analizza tutto molto bene e con onestà, e parti da questa analisi per cambiare i meccanismi che ti accorgi essere sbagliati.

Foto di Aaron Burden su Unsplash

Per trovare la “tua” via ci andrà qualche tempo, ma una volta trovata vedrai che apprezzerai più di ogni altra cosa il fatto di poter lavorare da casa.

E poi abbi pazienza nei confronti di chi conta di più: se sarai capace di spiegare al meglio la tua attività e il tuo modo di lavorare a chi vive con te avrai già risolto parte del problema, ma ciò non toglie che subirai interruzioni o ti si chiederà attenzione nel momento sbagliato.

Fai subito mente locale, non mostrare assenza o distacco: il modo migliore per uscire da queste situazioni è gestirle con la calma e lavorare perché non si ripresentino.

E spesso è una soluzione intelligente per tutti: ci sono risparmi in termini di logistica, trasporti, inquinamento atmosferico, gestione della famiglia, consumi, etc.
Ciò che serve è organizzare tutto al meglio: sia in termini di workflow aziendale, sia in termini di strumenti di comunicazione per assicurare che la distanza sia sempre e soltanto una leva di valore e non un freno. MADE IN CIMA è lieta di mettere a tua disposizione la sua esperienza sul tema: se pensi che la tua azienda o attività possa trarre beneficio dal lavoro agile, contattaci per capire come fare, individuare gli strumenti adatti alla tua realtà, razionalizzare i flussi di lavoro per avere i migliori risultati.