Smart Working: come lavorare al meglio da casa

Smart Working: come lavorare al meglio da casa

Pubblicato il 11/03/2020

Se qualche emergenza (come il Coronavirus) ci obbliga a lavorare da casa, e il nostro lavoro ce lo consente, come possiamo rendere al meglio, rispettare gli spazi di vita privata, e continuare a produrre nonostante tutto? In questa pagina proviamo a fare un po’ di ordine sul tema e a dare qualche indicazione utile.

Lavorare a casa è diverso?

La domanda può sembrare sciocca e le molte risposte possibili sembrano ovvie. Ma non è detto che siamo tutti consapevoli delle differenze tra il lavorare in ufficio o in studio e il farlo tra le mura di casa. Molte delle differenze, sottili, sono difficili da cogliere “al volo”. Le vedremo tra poco.
Che siate in smart working o meno, il digital è comunque una delle leve principali per la ripresa: noi possiamo aiutarvi in molti modi.
Ma ora, parliamo di smart working.

Un pc portatile sul tavolo di casa

Lavorare da casa: in cosa è meglio o peggio del lavorare in ufficio?

Ecco alcune osservazioni ovvie:

  • a casa il più delle volte non abbiamo un ufficio personale o una postazione dedicata come accade al lavoro, il che ci obbliga ad adattarci in qualche stanza
  • le tecnologie di cui disponiamo al lavoro sono diverse da quelle di cui disponiamo a casa: non sempre in ufficio siamo più avanti, dal punto di vista tecnologico, rispetto alle nostre apparecchiature personali, ma di certo abbiamo dei software o degli accessori di cui a casa non disponiamo (licenze, stampanti, fotocopiatrici, etc)
  • la connessione in ufficio è spesso migliore di quella di casa, specialmente per chi abita in zone fuori dalle città
  • in ufficio abbiamo i colleghi, con cui confrontarci al volo su una questione, con cui facciamo riunioni, con cui prendiamo un caffè parlando del più e del meno
  • i dati a cui possiamo accedere dall’ufficio sono tutelati da misure di sicurezza che non rendono poi così semplice la loro consultazione da fuori

Altre differenze, meno ovvie:

  • la casa è per tutti noi uno spazio privato, in cui fare entrare il lavoro in pianta stabile (non si tratta qui di rispondere ad una mail urgente la sera o il sabato), non è così semplice e comporta dei rischi
  • i tempi in ufficio sono dettati da altri (c’è un orario di ingresso e uno di uscita), a casa siamo noi a doverli organizzare: non è semplice farlo, specialmente all’inizio, e rimanere produttivi al massimo
  • in casa con noi abitano altre persone: coinquilini, familiari, bambini, anche gli animali domestici. E la casa è di tutti, non solo nostra, il che ci porta a dover lavorare in un ambiente spesso più condiviso di quello lavorativo.
  • lavorando in casa ci rendiamo conto mentalmente di tutta una serie di task casalinghi (la spesa da fare, la lavatrice da stendere, etc) a cui non penseremmo nell’ambiente dell’ufficio e che concorrono per avere la nostra attenzione. Dobbiamo essere in grado di bilanciare tutto per il meglio.

Se riflettiamo un secondo vediamo come le variabili siano molte di più di quelle visibili al primo impatto. Come si possono gestire queste variabili per lavorare meglio?
Vediamolo insieme nei prossimi paragrafi.

Come si lavora al meglio da casa?

Bisogna fare una premessa: in questa pagina proponiamo spunti che si applicano a lavori in cui la richiesta in termini di strumentazione necessaria per svolgerli non è così alta: ovviamente un falegname avrà bisogno del suo laboratorio, come un corniciaio del suo grande tavolo di taglio.
Ragioniamo insieme su lavori che, per loro natura, possono essere indipendenti dal luogo in cui si svolgono.
Portatile aperto su un tavolo

Lavorare da casa è una modalità particolarmente adatta ai lavori in cui lo “sforzo” da applicare è mentale e non fisico.

MADE IN CIMA da almeno 3 anni lavora in parte in smartworking, assicurando una serie di servizi ai propri clienti che vengono progettati e gestiti da personale in remoto.

In questa pagina perciò inseriamo non soltanto principi generali sulle buone pratiche per il lavoro a distanza, ma anche informazioni e consigli che derivano dalla vita reale, sperimentata sul campo.

Le 10 cose da fare per lavorare al meglio in remoto

1. Investire in tecnologia che funzioni: subito, bene, e senza problemi

Il primo e necessario passaggio è non risparmiare, per quanto possibile, sulla dotazione tecnologica di cui si ha bisogno per lavorare. Ogni euro risparmiato senza motivi validi si tradurrà in molti più euro sprecati in termini di tempo, efficienza, risultati raggiunti.

Un portatile o un tablet vecchio, lento, con software che rimangono indietro sugli aggiornamenti e nelle funzionalità; uno smartphone che rende difficile operazioni banali come la lettura della posta, o l’invio di un video a qualcuno; una connessione che non permette di gestire in modo fluido grossi allegati, video conferenze in streaming. Tutte queste cose sono per certi versi gestibili: in fondo occorre un po’ di pazienza in più, un po’ di flessibilità qui, un po’ di tempo aggiuntivo là.
Ma questa gestione comporta una perdita economica certa sul medio-lungo periodo: se per scaricare 100 foto inviate dal vostro cliente tra cui scegliere quelle da utilizzare nel lavoro in programma ci mettete interi minuti, il problema è reale. Nell’unità di tempo riuscirete a produrre meno di altri, con una qualità inferiore, e tutto perché la vostra dotazione tecnologica non è al passo con i tempi e – soprattutto – con le richieste di questi tempi.

Pc fisso su una scrivania bianca

Una tecnologia al passo con i tempi e in grado di resistere nel prossimo futuro vi tornerà molto utile.

Idealmente, la tecnologia che usate deve essere trasparente, quasi non dovete accorgervi di quale strumento state utilizzando per svolgere un determinato task: solo in questo modo il vostro lavoro non sarà rallentato ma, anzi, potrà esprimersi al meglio. E’ la classica situazione in cui “chi più spende, meno spende”.

2. Comunicare, comunicare, e ancora comunicare

Lavorare in remoto, come abbiamo detto prima, esclude tutta la componente di socialità dell’ufficio o dell’open space: non ci sono interazioni di persona con altri, non ci si può aggiornare velocemente sullo stato di un progetto nel corridoio, incontrandosi sulla strada per l’altro ufficio o per la macchinetta del caffè.

Allo stesso modo, non ci sono riunioni in presenza: nelle quali spesso si parte con un’agenda e poi – esaurita quella – ci si dicono altre cose a corredo. A distanza tutto questo viene meno.

Ecco il motivo per cui è necessaria una sovrabbondanza comunicativa.

Non importa qual è lo strumento utilizzato in azienda per comunicare sui progetti e per organizzare il lavoro su di essi: è importante però che sia usato sempre, da tutti, e in modo quasi ossessivo.

Tutto va comunicato, tutto va segnalato: in questo modo si riuscirà ad essere sempre in pari con le comunicazioni in modo distribuito su tutto il team, senza che nulla si perda per strada. È una cosa che richiede tempo, ma è un tempo che avremmo anche lavorando in presenza: semplicemente in questo caso si nota di più.

Icona di una chat in attesa di un messaggio

Comunicare in ogni modo è importante, meglio se in modo strutturato e con un solo strumento

MADE IN CIMA ha scelto Basecamp come strumento di lavoro: dopo averne provati alcuni (Trello, Asana, etc), ed escluso a priori la sola mail (quante volte cercate una mail nella posta per concludere che si è persa, non la trovate più, me la rimandi per favore?), abbiamo finalmente trovato ciò che fa per noi.

E ne siamo molto soddisfatti.

Tra l’altro di recente ne è stata rilasciata una versione gratuita per piccoli progetti, potete controllare se fa al caso vostro qui.

Come detto però, si tratta di scelte assolutamente personali: non importa lo strumento, importa il modo e l’attitudine con cui viene usato.

3. “Andare a lavorare” in tutto e per tutto

Una delle tentazioni più forti del lavoro agile, che spesso viene svolto da casa, è quella di sfumare la linea di separazione tra tempo privato e tempo di lavoro.

Questo si traduce, specialmente all’inizio, in una scarsa attenzione per modi, luoghi, forme: che invece sono fondamentali per mantenere il diritto al privato e la dignità del lavoro.

Il consiglio è di dedicare al lavoro luoghi specifici della casa (se lavorate da casa) o fuori casa: ci sono persone che si trovano bene a lavorare dai caffè, all’aperto, oppure nel silenzio di una biblioteca, oppure ancora in un coworking.

Non è importante quale sia il luogo, se una stanza di casa o meno, ciò che importa è che noi stessi lo identifichiamo come il posto in cui si lavora, e basta.

Si lavora in quel luogo perché lì rendiamo al meglio, perché ci rende sereni e felici farlo in quel posto, perché la luce che ha ci fa piacere. Ma in quel luogo si lavora, punto. Difficile quindi che sia il letto, o il divano. Ma non è detto, dipende 😉

Altro consiglio è vestirsi per “andare” a lavorare, anche se questo vuol dire entrare nella stanza accanto. Non state in pigiama, in tuta, in camicia da notte: è importante dedicare del tempo al passaggio non solo mentale ma anche formale che vi fa entrare nella modalità lavorativa.
Nessuno pretende il tailleur o la giacca e la cravatta se siete nella stanza di casa vostra, ma è importante che vi vestiate come per uscire ed essere socialmente accettabili nel vostro ruolo lavorativo.

Sembra una piccolezza ma fa tutta la differenza del mondo.

Persona al portatile con indosso una tuta

Non lavorate in tuta a casa: rendete evidente a voi stessi l’importanza dell’attività.

4. Stabilire una propria routine e seguirla

La bellezza del lavoro agile è che può essere modellato sul vostro stile di vita: pur nel rispetto degli obiettivi che vi sono assegnati o che vi date come imprenditori, pur nel rispetto delle ore di lavoro che ogni giorno dovete svolgere, potete scegliere quando fare le diverse attività.

Non avete la necessità di lavorare dalle 9 alle 17 tutti i giorni: per voi può essere dalle 5 alle 13, oppure dalle 6 alle 12 e poi dalle 17 alle 19. La scansione delle ore lavorative la decidete voi, potete osare.
Il consiglio è di capire come “funzionate” al meglio: siete persone che rendono meglio la mattina rispetto al pomeriggio? Alzarvi presto non vi costa fatica, mentre invece lavorare immediatamente dopo pranzo è una tortura? Preferite non dover lavorare quando i bambini tornano da scuola (di questo parleremo dopo)?
Capite qual è la routine migliore per voi e applicatela, scrupolosamente: scoprirete che è molto più semplice e produttivo che non cercare di replicare lo schema dell’orario di ufficio a cui tutti siamo più o meno abituati.
Un portatile e delle agende su un tavolo

Definire la propria agenda giornaliera e settimanale è un passaggio decisivo per il successo

Costruire una propria routine efficiente, seguirla, e vedere i risultati che arrivano grazie a questa variazione personale del vostro momento di lavoro è una soddisfazione che solo il lavoro agile dà: una soddisfazione che si traduce in risultati migliori, costanti nel tempo, di valore.

5. Bloccare dei periodi di tempo per le attività più impegnative

Nel costruire la vostra routine, identificate quali sono le cose che dovete portare a termine, suddividendole in due grandi categorie: ciò che richiede un lavoro di concentrazione, ideazione, creatività, e ciò che invece può essere fatto spendendo meno energie mentali.

Tipicamente le attività di progettazione, quelle commerciali, quelle di analisi ricadono nel primo calderone, mentre le attività amministrative, le riunioni, le call, le procedure ripetitive ricadono nel secondo.

Cercate di raggruppare le attività  della vostra giornata, settimana, del vostro tempo di lavoro in generale, in modo omogeneo: riservate un tempo congruo per le attività creative e non fate in quel tempo altro che creare.
Occhiali da vista appoggiati su una tastiera di pc

Cercate i momenti di focus e attenzione e salvaguardateli dal resto.

Se occupate 4 ore del lunedì mattina alla progettazione di qualcosa, non interrompetevi per rispondere al telefono, per rispondere alle mail, per fare una call con un cliente o un collega.
Progettare, analizzare qualcosa, richiede la vostra attenzione dedicata: al resto penserete dopo, magari nel pomeriggio, quando l’energia di ciascuno di noi scende un po’ rispetto alla mattina.
Allo stesso modo, potreste decidere che il venerdì per voi è il giorno delle telefonate, delle fatture, dell’organizzazione della settimana successiva.
Tutte le strade sono valide e personali nei modi: l’importante è dedicare del tempo ininterrotto (quello che Cal Newport chiama deep work) alle attività che in prospettiva vi portano più avanti verso il raggiungimento dei vostri obiettivipersonali e di business, che sono le più importanti, e accorpare attività simili in modo da sveltirne il disbrigo.

6. Riconoscere l’importanza delle pause

Ultimo accenno ai tempi: le pause sono fondamentali.
Se lavorate in ufficio, al di là della pausa pranzo e delle micro-pause che ognuno di noi è tenuto a concedersi per ricaricare le batterie, avete comunque la certezza che arriverà un momento della giornata in cui chiuderete la porta dell’ufficio e tornerete a casa. Questa macro-pausa fino al giorno dopo vi darà modo di chiudere mentalmente la pagina del libro e riprenderela la mattina dopo, per dedicarvi poi al resto della vostra vita.

Lavorando da casa non è così: il set, anche una volta smesso di lavorare, non cambia, siete sempre a casa.
Questo è un rischio molto grosso: il rischio di non smettere mai di lavorare, di strappare tempo alle attività personali, alla famiglia, agli affetti, per fare “ancora quest’ultima cosa” lavorativa.

Potete reggere ben poco se non mettete un segno molto netto tra la fine del lavoro e l’inizio della vita privata.

Questo significa ad esempio avere dei momenti nella giornata in cui non lavorate, anche stando a casa: una porta da chiudere e non riaprire fino a un dato momento può bastare per i più disciplinati, ma per tutti gli altri il consiglio è quello di cambiare set.
Uscite di casa, andate a fare la spesa, andate a fare una passeggiata con il cane, andate in palestra, respirate – in poche parole – un’altra aria.
Una persona cammina in un prato

Una passeggiata nella natura, lontana dagli schermi, è in grado di migliorare la qualità del vostro lavoro.

Potete cogliere l’occasione per distrarvi passeggiando con il vostro podcast preferito nelle orecchie: al mondo dei podcast abbiamo dedicato questo articolo nel nostro blog che spiega cosa sono, come funzionano, e perché sono utili.
Al ritorno il vostro lavoro sarà migliore e non subirà le conseguenze di una stanchezza mentale eccessiva.

In nessun caso, mai, mangiate davanti al computer: in ufficio non lo fareste mai, perché dovreste peggiorare addirittura le cose facendolo a casa vostra?

7. Scegliere: musica sì, musica no

Molti sono facilitati nella concentrazione lavorando con un po’ di musica in sottofondo: capita un po’ in tutti gli uffici che ci sia il collega che mette un po’ di musica in sottofondo a beneficio degli altri occupanti della stanza, come un tappeto sonoro che aiuta a mantenere la concentrazione sulle rispettive attività.

Allo stesso modo capita di vedere nei caffè o nei coworking gente che si isola dall’ambiente circostante grazie alle cuffie.
Una persona a un tavolino con delle cuffie

Isolarsi dal rumore di fondo, o sfruttare il rumore di fondo per concentrarsi meglio?

Non per tutti è così però: alcune persone preferiscono il silenzio assoluto oppure i semplici rumori ambientali. La buona notizia è che lavorando nel proprio ambiente, e scegliendo l’ambiente in cui lavorare, che sia casa o altrove, ognuno di noi può scegliere come accompagnare le proprie giornate.

Il consiglio è quello di accordare la musica all’attività che state facendo, scegliendo ritmi e melodie che si accordino al tipo di lavoro: analitico, di pensiero, ripetitivo, etc. Potete anche utilizzare la musica, o le registrazioni di sottofondi naturali come potenziatori della vostra attività. Qualche esempio? Ci sono siti e app come Noisli, che vi permette di scegliere il rumore di sottofondo più piacevole tra il treno che passa, la pioggia, il rumore del mare o del fuoco che arde, etc. Oppure servizi come Brain.fm, le cui playlist sono create in modo scientifico per stimolare le onde cerebrali in grado di migliorare le nostre performance.

8. Rispettare (e far rispettare) il detto “patti chiari, amicizia lunga”

Una delle difficoltà principali del lavorare da casa sta nel fatto che la casa ha molteplici usi, come spazio abitato, e non uno solo come l’ufficio: a casa si sta per mille attività, di cui il lavoro è una. In ufficio si va per lavorare e basta.
Questo comporta la necessità – se si vive con qualcuno – di negoziare l’uso e i tempi dello spazio comune.
È importante che chi vive con voi sappia quando è il momento in cui vi si può disturbare (magari perché le attività che state facendo non sono così complesse o importanti), e quando no. Questo vale specialmente nel caso in cui la vostra famiglia sia a casa per molte ore durante la giornata, magari i bambini sono a casa da scuola: è importante concordare dei tempi in cui la vostra attenzione è solo per il lavoro che dovete svolgere, e che questo venga “socialmente” accettato da tutti i componenti della famiglia.
Una persona al pc con accanto un cane che dorme

Può sembrare strano, ma anche i nostri animali domestici devono imparare quali sono i momenti in cui lasciarci lavorare

Il consiglio è quello di dichiarare esplicitamente, e in anticipo, quali sono i momenti in cui avete bisogno di tempo soltanto per voi: non potete dare per scontato che gli altri componenti della famiglia sappiano il tenore e l’importanza delle vostre attività di giornata, dovete esplicitarlo voi. In questo modo vi risparmierete un bel po’ di frustrazione (essere interrotti di continuo quando si ha bisogno di concentrazione è terribile), e manterrete più semplici e distesi i rapporti in casa.

9. Sposare il “do not disturb”

La modalità non disturbare non è solo quella del telefono o quella dichiarata dal cartellino che si appende fuori dalla stanza di hotel. È un mindset che tutti noi, se vogliamo lavorare in modo proficuo anche da casa, dobbiamo imparare a conoscere, apprezzare e, soprattutto adottare. Che cosa intendiamo?

Come detto si tratta di un’attitudine, mentale prima di tutto, a definire dei momenti nei quali il vostro focus è esclusivamente su quel che dovete fare: non ci sono distrazioni di nessun tipo. Questo vuol dire non rispondere al telefono, non considerare le notifiche, isolarsi completamente dal contesto e fare quel che dovete fare.
Una persona che fa segno con la mano di stare in silenzio

Lavorare bene prevede dei momenti in cui tutto il mondo è fuori dalla nostra soglia di attenzione.

Vi aiuta sicuramente il do not disturb del telefono, che rimane una delle principali fonti di distrazione (mettere un link), e vi aiuta anche fissare questi momenti nel calendario di tutti gli occupanti di casa, come detto al punto precedente. Ma, soprattutto, vi aiuta porvi mentalmente in questa condizione. All’inizio potete cominciare con mezzora di focus, per poi salire gradualmente a tempi sempre più alti. Vedrete che in breve, con l’allenamento, arriverete anche a 3/4 ore in cui siete completamente immersi nel lavoro e vi troverete ad essere produttivi come mai siete stati in ufficio, dove le distrazioni abbondano.

10. Avere pazienza, tanta pazienza

E poi, in ultimo, mettetevi in conto molta pazienza.

Ne serve davvero tanta per superare alcuni degli scogli di cui abbiamo parlato in questa pagina (la connessione che si inceppa, il pc che va riavviato, i bambini che vi disturbano al momento peggiore, il cane che vuole uscire, il cliente che non risponde proprio nel momento bloccante per voi, etc), che in genere si presentano raramente da soli, e tendono ad accoppiarsi per complicare le cose.

Attenzione ad avere anche un uso selettivo della pazienza: dovete averla in primo luogo verso voi stessi. Non vi seccate se vi rendete conto di avere avuto una giornata poco produttiva, piuttosto analizzate molto onestamente quali sono per voi i motivi. Avete dormito bene? Avete mangiato bene, o vi siete inutilmente appesantiti? Avete bilanciato bene la natura dei task che avevate sul piatto per la giornata o vi siete annoiati clamorosamente soltanto con la burocrazia, senza spazio per altro? Analizzate tutto molto bene e con onestà, e partite da questa analisi per cambiare i meccanismi che vi accorgete non funzionano.
Una pagina di agenda che annota diverse attività

Tenere traccia di quel che facciamo ogni giorno aiuta molto ad analizzare i nostri punti di forza e di debolezza

Per trovare la “vostra” via ci andrà qualche tempo, ma una volta trovata vedrete che apprezzerete più di ogni altra cosa il fatto di poter lavorare da casa.

E poi abbiate pazienza nei confronti di chi conta di più: se sarete stati capaci di spiegare al meglio la vostra attività e il vostro modo di lavorare a chi vive con voi avrete già risolto parte del problema, ma ciò non toglie che sarete interrotti, o che vi si chiederà attenzione nel momento sbagliato.

Fate subito mente locale, non vi dimostrate assenti o seccati: il modo migliore per uscire da queste situazioni è gestirle con la calma e lavorare perché non si ripresentino.

Lavorare bene da casa richiede organizzazione

Con i pochi consigli che abbiamo voluto dare in questa pagina avrete sicuramente capito che lavorare bene da casa è possibile. E spesso è una soluzione intelligente per tutti: ci sono risparmi in termini di logistica, trasporti, inquinamento atmosferico, gestione della famiglia, consumi, etc.
Ciò che serve è organizzare tutto al meglio: sia in termini di workflow aziendale, sia in termini di strumenti di comunicazione per assicurare che la distanza sia sempre e soltanto una leva di valore e non un freno. MADE IN CIMA è lieta di mettere a vostra disposizione la sua esperienza sul tema: se pensate che la vostra azienda o attività possa trarre beneficio dal lavoro agile, contattateci per capire come fare, individuare gli strumenti adatti alla vostra realtà, razionalizzare i flussi di lavoro per avere i migliori risultati.